Архивация бухгалтерских документов, Смоленск

Документация в офисах нередко хранится беспорядочным образом - устаревшие бумаги оказываются на «передовых позициях», тогда, как то, что в действительности является важным и актуальным, просто теряется. И это касается, в первую очередь, бухгалтерских документов. Предотвратить такой хаос или избавиться от него поможет такая услуга, как архивация бухгалтерских документов. Это целый комплекс мероприятий, который выполняется в несколько этапов.
Вначале необходимо отсортировать документы, чтобы ликвидировать черновики, лишние копии и документы, которые уже никакой ценности не представляют.
На следующем шаге выполняется систематизация бухгалтерских документов по времени, т.е. их упорядочивание в хронологическом порядке. Выполняется прошивка получившихся стопок документов и скрепление их печатью предприятия. Каждая такая пачка получает свой порядковый номер.
Еще один важный этап процесса архивирования бухгалтерской документации - это составление описи. К каждому делу прикрепляется титульный лист, содержащий информацию о названии организации и структурного подразделения (в случае необходимости), количестве листов в подшивке. Кроме того, на титульном листе указывается архивный шифр и сроки хранения.
Затем составляется заверительная надпись. Здесь указывается количество прошитых листов, дата и номер дела, а также ставится подпись составителя. В надпись также может быть добавлена информация об особенностях отдельных документов, например: наличии чертежей, конвертов с вложениями, наклеенных изображений, любого другого специфического содержимого. Если происходят какие-либо изменения физического состояния дела (возникновение повреждений в документации, замена копий), они также должны быть отражены в заверительной надписи.
На завершающем этапе архивирования дела размещаются в архиве в соответствии с их типом (накладные, счета-фактуры и т.д. хранятся на разных стеллажах).
В результате проведения архивации ликвидируются ненужные документы, облегчается поиск нужных бумаг, повышается степень готовности организации к разного рода проверкам, появляется возможность восстановления информации в случае утери документов.