Взаимодействие Государственного архива и архива предприятия ИАЗ, Иркутск

Охарактеризована система документооборота на крупном предприятии оборонной отрасли, филиале Корпорации «ИРКУТ» — Иркутском Авиационном заводе.

Содержание
Введение……………………………………………………………………. ……………………….8
I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА ПРЕДПРИЯТИЯ……………………………………………………………………………………11
1.1Законодательные и нормативные документы, регулирующие работу архива…………………………………………………………………………………………………11
1.1.1Законодательство федеральное………………………………………………………. ………11
1.1.2 Законодательство Иркутской области…………………………………………………….14
1.1.3 Правила работы ведомственных архивов……………………………………………….14
1.1.4Положение об архиве…. ………………………………………………………………………17
1.2. Экспертиза ценности документов при передаче их на хранение. Составление описей. Режимы хранения документов……………………………………. ………………………………18
1.3. Понятие о системе НСА …………………………………………………………. ………….23
1.4. Информатизация архивного дела………. ………………. ……………………………………28

II. ГЛАВА: АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ ИАЗ И ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА……………………………………………………………. ……………………………38
2.1 Порядок прохождения и оформления документооборота на ИАЗ…………………………38
2.2Анализ показателей по делопроизводству на ИАЗ……………………………………………51
2.3 Процесс передачи документов с ИАЗ в ГАИО…………………………………………………57
2.4. Проблемы комплектования Государственного архива Иркутской области………………71
2.4.1 Проблемы совершенствования комплектования архива в современных условиях……72
2.4.2. Выбор программы для автоматизации архивной службы ИАЗ…………………………74
III. ГЛАВА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА С ВЕДОМСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ ГРАДООБРАЗУЮЩИХ ПРЕДПРИЯТИЙ ИАЗ – ФИЛИАЛ ОАО КОРПАРАЦИЯ «ИРКУТ"………………………………………………77
3.1. Документирование Научно справочного аппарата…………………. ……………………77
3.2. Предложения по Совершенствованию системы электронного документооборота для архива ИАЗ и ГАИО………………………………………………………………………………79
3.3. Затраты на автоматизированные рабочие места……………………………………………82
3.4. Направления и результаты электронного документооборота в архивах …………………87
Заключение…. ………………………………………………. …………. ………………………. …93
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………. ……………. ………………………. …96
Приложение 1 Форма БД………………………………………………………………………….99
Приложение 2 Таблица БД………………………………………………………………………100
Приложение 3 Форма результата поиска……………………………………………………….101

Введение

Актуальность: Проблема возрастания объемов документов сегодня актуальна для всех. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.
Архивы — те незаменимые вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они — условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.
Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой (без преувеличения) современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать.
Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума, обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.
Цели: в работе будут рассмотрены не только теоретические вопросы, но и охарактеризована система документооборота на крупном предприятии оборонной отрасли, филиале Корпорации «ИРКУТ» — Иркутском Авиационном заводе. А также представлена модель автоматизированной системы Государственного архива с ведомственными архивами на ИАЗ (Иркутском Авиационном заводе).
В настоящее время ИАЗ является одним из самых успешных предприятий авиационной промышленности, во многом благодаря профессиональному менеджменту. Годами формировавшаяся система документооборота позволяет сотрудникам предприятия своевременно получать документацию. Но в условиях жесткой конкуренции необходимо постоянное совершенствование существующей системы для наиболее эффективного функционирования предприятия. В работе представлена характеристика и анализ системы документооборота, рассмотрена структура службы ДОУ. В результате чего, в данной дипломной работе мы постараемся решить следующие задачи:
• Изучение системы организации архива предприятия;
• Рассмотрение системы документооборота;
• Анализ системы документационного обеспечения на ИАЗ;
• Совершенствование системы ДОУ путем автоматизации документооборота

Дипломная работа основана на материалах современной литературы из области документоведения и ДОУ.