Как документально оформлять движение денежных средств в кассе?

Учёт хозяйственных операций по движению денежных средств оформляются по унифицированным формам первичной учётной документации:

КО-1 Приходный кассовый ордер;

КО-2 Расходный кассовый ордер;

КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

КО-4 Кассовая книга;

КО-5 Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств;

Кассовая заявка — форма №0408027;

Денежный чек.

Поступление денежных средств происходит посредством:

-поступления из банка по чеку на выплату прочих расходов,заработной платы,хозяйственные,производственные расходы;

-поступление возвратов займов,авансов;

-поступление от операций по оплате труда, с учредителями и прочие;

-поступление кредитов,займов;

-поступление выручки от реализации продукции,услуг.

По кассовой дисциплине вся поступившая выручка должна сначала сдаваться в банк на расчётный счёт предприятия и может расходоваться на выдачу займов,компенсаций,командировочные расходы,заработную плату,на закупку материальных ценностей.

Все операции с наличностью должны быть правильно оформлены,чтобы в дальнейшем могли быть приняты к расходам и признаны налоговой.

Оформляем приходный кассовый номер:

• обязательно указывается порядковый номер( начинается с номера 1 и ведётся до конца года);

• до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме №КО-3;

• суммы поступающих денежных средств указываются цифрами и прописью;

• по графе «Дебет» указывается субсчёт(счёт) ,на который приходуются средства( счёт 50 касса);

• по графе «Кредит»(корреспондирующий счёт) указывается счёт с кредита которого поступили наличные денежные средства;(например счёт 51Расчётные счета,если деньги из банка по счёту);

• по графе «Код целевого назначения» указываем номер кода платежа. Коды присваиваются самой организацией. Если коды не используются в организации,что позволительно по закону ,то указываем прочерк;

• по графе « Принято» указываем наименование организации или того лица от кого приняты денежные средства;

• по строке « Основание» указываем на что получены денежные средства. При поступлении выручки выделяем НДС в строке « В том числе»;

• по строке « Приложение» указываем документы с указанием номеров и дат.

Оформляем расходный кассовый ордер:

Выдача наличных денег по расходному ордеру происходит только в день составления документа.

Расходный ордер может оформляться в электронном виде.

Составляется только в одном экземпляре.

Если к кассовому ордеру прилагаются документы с распорядительной надписью руководителя,то

подпись руководителя на расходном кассовом ордере необязательна.

Кассир записывает , сверенные паспортные данные получателя и отбирает расписку.

Получатель прописью пишет сумму и подпись.

Выдача денег лицам,не состоящим в списочном составе организации ,производится по расходным кассовым ордерам.

Учёт денег по кассе ведётся в Книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств по форме КО-5.

Кассир должен быть оформлен в организации по всем правилам,т.е. : трудовой договор,договор о материальной ответственности,должностные инструкции,подтверждение профессиональной пригодности. Кассира надо проверять , как можно чаще и не только потому,что возможно воровство,но и по тому , что возможна элементарная безграмотность и лень.

Штрафы за нарушения кассиром правил учёта и оформления документов огромны ,но с самый большой убыток у вас возникнет при судебных спорах с налоговой или при установлении реальной суммы доли участника общества.

Не правильно оформленные документы по расходам будут исключены из налоговой базы уменьшающей прибыль и своё право на уменьшение налога нужно будет отстаивать в суде.

Самый экономный способ проверить последние три года бухгалтерии самим ,не дожидаясь проблем. Для проверки нужен независимый юрист,который укажет на документы с недостатками и проконтролирует исправление документов работником.

Если эту работу вы доверите своему бухгалтеру,то выявлено нарушений не будет или будут « втихоря» пытаться что то исправить,скрывая от руководителя. Причина в том,что бухгалтер обязан был проверять работу кассира и не допустить таких недостатков.

Если привлечь аудитора,то информация уйдёт в налоговую. Такая утечка законно предусмотрена Законом « Об аудиторской деятельности» ,поэтому риск ненужный.

Лучший залог успеха работы Вашего предприятия- это грамотные работники в постоянном « напряжении», а не в расслабленном состоянии лени,когда все друг с другом знакомы и доверяют друг другу,потому что вроде бы интересы общие.

Надо всё проверять и особенно там,где всё кажется благополучным и давно устоялось. Именно старые предприятия или только открывшиеся имеют кассиров и бухгалтеров-не « патриотов» своего предприятия и своей профессии. Профпригодность и качество работы надо проверять регулярно и не забывать,что молодость допускает ошибки из неимения качества — усидчивости, а

зрелый человек- из за потери энергии и здоровье.

Бизнес создаётся для производства денег ,которые возникают в результате оказания услуг. Потерянные деньги от судов ,налоговых,т.е. не сохранённые вашими бухгалтерами — ваши убытки.

Это деньги — украденные вашими работниками. Вопрос в том на сколько много крадут?

Петр Первый пытался бороться с воровством в России,но все попытки были тщетны . Тогда усталому царю один мудрый человек сказал: Допускай воровство на уровне — 10%, считай ,что это милостыня, по нашему бой,форс мажор, и карай того,кто эту планку 10 % превысил.

Возможно следует также 10 % считать форс- мажором для бухгалтера,а потери выше этого значения- злоупотреблением полномочиями.

Если у вас есть вопросы с проверкой документов предприятия,если есть претензии к вам налоговой — обращайтесь в «ZNATOK» ИП Глоба по т.+7(861)269-98-24,8(962)860-11-48 ,mark575@mail.ru