1С:Документооборот 8. ПРОФ, Севастополь

«1С:Документооборот 8» может эффективно использоваться как в органах власти и бюджетных учреждениях, так и в коммерческих организациях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.

Программный продукт «1С:Документооборот 8» позволяет в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.;
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
• контроль и анализ исполнительской дисциплины;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

♦ Работа с документами

Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

♦ Регистрация внутренних документов

Справочник «Внутренние документы» предназначен для учета, хранения и работы с официальными документами вашего предприятия или учреждения - например, организационно-распорядительной или нормативно-справочной документацией. Все внутренние документы хранятся в структуре папок, которая может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Жизненный цикл внутреннего документа в «1С:Документообороте 8» состоит из таких стадий:

• Создание;
• Согласование;
• Утверждение;
• Исполнение;
• Списание в дело.

Каждый внутренний документ может включать в себя один или несколько файлов произвольного формата. Также как и для простых файлов, для этих файлов поддерживаются механизмы коллективного редактирования, версионирования и полнотекстового поиска. Поддерживается настраиваемая генерация регистрационных номеров. На каждый внутренний документ ведется учетно-регистрационная карточка.

♦ Регистрация входящих и исходящих документов

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документов сопровождается следующими процессами:

• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
• оповещение исполнителей;
• контроль регламентированных сроков исполнения документов;
• формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

На каждый документ ведется учетно-регистрационная карточка. Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки переписки. Цепочку можно посмотреть как из карточки любого входящего или исходящего документа, так и из карточки корреспондента. Предусмотрена регистрация входящих и исходящих документов, адресатами которых являются не только юридические лица, но и граждане.
Предусмотрена настройка дополнительных реквизитов для входящих и исходящих документов без остановки системы. Наборы дополнительных реквизитов задаются в разрезе видов документов. Карточку любого документа можно настроить так, чтобы она отображала только нужный состав стандартных и дополнительных реквизитов.

♦ Работа с файлами

Файлы нужны для учета, хранения и обработки обычной информации, которая возникает в повседневной жизни предприятия - черновики, проектные файлы, калькуляции, результаты совещаний и обсуждений, исследования, комментарии, файлы систем проектирования, библиотечно-справочные материалы и т.д.
«1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов. Предусмотрено создание файлов из шаблонов, что способствует стандартизации документооборота и упрощает составление типовых документов сотрудниками организации.
Можно не только создавать файлы из шаблонов, но и автоматически загружать в систему уже накопленные файловые архивы.

Файлы хранятся в структуре папок. Подходы к построению структуры папок могут быть разными, например:

• в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
• по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);
• по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные);
• и другие.
  

♦ Хранение и права доступа

В программе «1С:Документооборот 8» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Для каждой папки администратор или уполномоченный пользователь может настроить различные права доступа для пользователей или групп пользователей. Права родительской папки распространяются на дочерние папки.
Допускается установка как разрешающих, так и запрещающих прав, что позволяет легко поддерживать политику безопасности в актуальном состоянии.
Права доступа также зависят от вида документа, грифа документа, принадлежности пользователя к тем или иным группам корреспондентов и физических лиц.

♦ Сканирование

В «1С:Документообороте 8» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Поддерживается автоматическая генерация имен файлов при сканировании.

♦ Электронная почта

Любой документ или файл можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты в«1С:Документооборот 8».

♦ Просмотр, редактирование и контроль версий

Для просмотра и редактирования файлов программа «1С:Документооборот 8» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»: пользователь видит список редактируемых файлов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами его элементы.
«1С:Документооборот 8» обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию.
Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий средствами Microsoft Word и OpenOffice.Org Writer.

♦ Бизнес-процессы и работа пользователей

В программе «1С:Документооборот 8» коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: в рамках этого бизнес-процесса документы попадают на согласование к указанным респондентам и потом возвращаются к инициатору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль - самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов.

♦ Бумажное делопроизводство

Программа обеспечивает поддержку бумажного делопроизводства: ведение номенклатуры дел, списание исполненных документов в дела, ведение журнала передачи документов сотрудникам, печать бланков необходимых для ведения бумажного делопроизводства.

♦ Учет рабочего времени и контроль исполнения

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает данные о виде, содержании и продолжительности работ. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Предусмотрена возможность автоматического заполнения ежедневного отчета при выполнении задач.