Saas Автоматизация бизнес-процессов, информационного оборота удаленных участников, Пермь

Облачные (SaaS) технологии позволяют объединить удаленных участников бизнес-процессов в единой информационной среде, оптимизировать бизнес-процессы.

ПРОБЛЕМА / ЗАДАЧА

У многих фирм существуют удаленные от Офиса подразделения и рабочие группы. Системные клиенты и поставщики – так же удалены.

Для того, что бы организовать слаженные бизнес-процессы удаленных участников, необходим высокий уровень информационного оборота. Бизнес-процессы – это и есть, прежде всего, информационный оборот. Для участников бизнес-процесса нужна общая информационная среда.

До последнего времени формы работы таких удаленных участников были ограничены технически – невозможно было объединить участников в единой компьютерной сети; как правило, документооборот и информационный оборот реализовывался путем передачи файлов по электронной почте.

Сейчас появилась другая возможность – это SaaS (облачная) технология работы удаленных участников.

Принцип этой техники такой: для всех удаленных участников существует общая информационная среда на удаленном сервере с выходом в нее через интернет. Локальная компьютерная сеть становится не нужной. Нужен только выход в интернет.

Частный случай SaaS техники – использование почтового сервера (Google, Яндекс) в качестве удаленного сервера с синхронизацией данных участников с данными на почтовом сервере.

Сервис, реализуемый данными почтовыми серверами, например, позволяет нескольким участникам работать с одним файлом так, что у каждого из участников всегда будет последний релиз этого файла, неважно кто из участников эти изменения вносил.

Примеры задач, которые можно реализовать с использованием этой возможности.

1. Табельный учет труда удаленных работников. При этом ежемесячно для удаленных подразделений (их руководителей) выкладываются формы табелей учета труда. Они их заполняют. Экономист ОТиЗ в Офисе собирает заполненные табеля учета труда и делает начисление З/П. Компьютерную реализацию этого решения Вы можете посмотреть в разделе «Наша услуга: Ввод в эксплуатацию системы пообъектного учета труда и разнесения ФОТ на себестоимость объектов» по ссылке:

Учет использования механизмов / машин на удаленных объектах, которуй можно построить по аналогии с табельным учетом труда.

2. Регистрация и контроль прохождения Заказов от клиентов. Когда каждый из профильных специалистов заполняет свою часть в рамках бизнес-процесса: поступление заявки от клиента – > выписка счета на оплату – > оплата произведена – > заявка товара поставщику – > получение счета от поставщика – > оплата товара поставщику – > получение товара на склад – > отгрузка товара клиенту, а руководитель имеет возможность контролировать это прохождение заказов.

3. Формирование заданий Офиса на комплектацию товара на удаленных складах, контроль прохождения отгрузок по заданию Офиса.

4. Общефирменная консолидация системы управления товарными запасами на удаленных торговых точках и складах.

5. Общефирменная консолидация БДДС (календарного бюджета движения денежных средств) и системы управления финансовыми потоками между Офисом и удаленными филиалами

6. Совместная работа нескольких удаленных участников с проектом в MS Project

7. Общефирменная консолидация системы планирования и управления ресурсами Офиса и удаленных филиалов (подразделений).

и множество других задач.

РЕШЕНИЕ

Мы готовы провести для Вас оптимизацию бизнес-процессов, информационного оборота с использованием облачной (SaaS) техники.

Основные этапы работы:

1. Ознакомление с существующими формами бизнеса и направлениями деятельности предприятия; с существующими: организационной структурой, штатно-должностным расписанием, с функциональностью подразделений и должностных лиц (Положениями о подразделениях и должностными инструкциями), функциональностью участников информационного взаимодействия по поставленной задаче.

2. Дополнительное анкетирование или интервьюирование руководителей, профильных специалистов, ответственного от Заказчика.

3. Укрупненное (в виде блок-схемы) описание бизнес-процесса (как есть).

4. Выработка решения, согласование укрупненного (в виде блок-схемы) описания бизнес-процесса (как должно быть).

5. Разработка (или корректировка) форм информационных модулей, документов, необходимых в рамках бизнес-процесса, разработка пользовательского приложения (Excel, Access, Project, VBA)

6. Настройка, администрирование удаленного доступа и синхронизации данных участников бизнес-процесса, тестирование работы программного приложения и прохождения информационного оборота.

7. Согласование формата (способа) детализированного описания бизнес-процесса.

8. Детализированное описание бизнес-процесса в выбранном стандарте.

9. Обучение пользователей – участников бизнес-процесса.

10. (возможно) Оформление Приказа по предприятию об изменении (утверждении, вводе в эксплуатацию) бизнес-процесса.

11. (возможно) Разработка регламентов, инструкций для участников бизнес-процесса.

12. (возможно) Удаленное сопровождение и администрирование бизнес-процесса и статистических данных, аутсорсинг некоторых функций администратора бизнес-процесса, экономиста по обработке стат. данных и формированию отчетности.

В результате оптимизации бизнес-процессов c использованием облачной (SaaS) техники предприятие получит:

- более эффективно и слаженно работающий бизнес, работу по задачам в современном ритме

- снижение трудозатрат специалистов, участвующих в информационном обороте и бизнес-процессах, возможно снижение IT-затрат на сопровождение бизнес-процессов

- возможность для участников информационного оборота работать в любом месте, где просто есть интернет, работать не только со стационарного ПК, но и с мобильных устройств.

- возможность для руководства отслеживать в режиме реального времени ход информационного оборота бизнес-процессов, минимизацию участия руководства в оперативном управлении

- возможность контролировать и требовать от участников бизнес-процесса соблюдения предписанных действий, сроков

- возможность быстрого «вхождения» в необходимую функциональность новых работников и специалистов

В целом:

- «автоматически» слаженную работу подразделений и должностных лиц в рамках организации

- оптимизацию и прозрачность бизнес-процессов, информационного оборота, документооборота.

Стоимость на услугу устанавливается в процессе предварительных (и бесплатных) переговоров, оформления индивидуального коммерческого предложения и зависит от многих факторов: сложности поставленной задачи, количества участников бизнес-процесса, наличия и качества, требуемых в работу входных документов, объема и трудоемкости предполагаемых работ.

Трудоемкость оценивается на основе Ваших данных о задаче и особенностях ее решения, с учетом нашего опыта решения аналогичных задач.

Конечный состав отчетных документов и разработок определяется с учетом требований компании-заказчика.

Услуга может быть оказана в удаленном режиме, в т.ч. путем обмена информацией, голосовой и графической связи в Skype.

Характеристики saas Автоматизации бизнес-процессов, информационного оборота удаленных участников

• — Организация команд и систем управления человеческими ресурсами: Да
• — Постановка управленческого учёта и консультирование: Да
• — Организация бизнес-процессов: Управляющие бизнес-процессы , Операционные бизнес-процессы , Поддерживающие бизнес-процессы
• — Финансовый анализ: Анализ финансовых планов и прогнозов, Анализ финансовых результатов, Анализ денежных потоков
• — Аудит управленческой информации: Да
• — Подготовка прогнозов финансового положения: Да
• — Подготовка выводов и рекомендаций: Да
• — облачная технология: да
• — saas: да
• — бизнес приложение: да
• — Разработка: да
• — тестирование ПО: да
• — обучение пользователей: да
• — Сопровождение: да
• — Администрирование: да
• — Аутсорсинг: да